印章备案的公文

关于印章备案的通知

尊敬的各部门负责人：

为规范公司印章管理，保障公司权益，根据国家相关法律法规及公司章程规定，现就印章备案事宜发出此通知。请各部门务必按照本通知要求执行印章备案工作。

一、背景及目的

印章是公司行使权力、履行职务、签署文件的重要工具和标志。实施印章备案制度是为了维护公司印章的合法性和安全性，防范印章使用风险，确保公司业务的正常进行。

二、备案范围及要求

所有公司印章，包括公章、法人章、部门章等，均应按照规定进行备案。备案时需提供完整的印章刻制信息，包括但不限于印章名称、规格、刻制时间等。同时，各部门需指定专人负责印章管理，确保印章使用安全。

三、备案流程

各部门在收到本通知后，应立即对所持有的印章进行自查，确保印章完好无损并符合规定。然后填写《印章备案申请表》，将相关材料报送至公司行政部。行政部收到申请后，将进行核实并办理备案手续。备案完成后，各部门需妥善保管印章，严格遵守印章使用规定。

四、责任与处罚

未按规定进行印章备案的部门，将承担相应责任。对于因印章管理不善导致公司权益受损的行为，公司将依法追究相关责任人的责任。请各部门务必重视此项工作，确保印章备案工作的顺利进行。

五、注意事项

各部门在备案过程中如有疑问，请及时与公司行政部联系。同时，请各部门加强印章管理知识的培训，提高员工对印章重要性的认识，共同维护公司利益。特此通知。请予以遵守并传达至各部门员工。

公司行政部
日期：[具体日期] 尊敬的各部门负责人： 为确保本公司内部管理体系运行畅通且高效开展各项日常工作以及提高企业综合管理水平自文件起草之时起本人经公司领导研究决定拟订此公司内部重要证件公章管理规定进行告知以防范潜在法律风险提高企业印章管理的效率和水平特此发布本通知望各部门负责人及员工认真执行遵守一、背景及目的公司公章是公司行使职权的重要凭证是公司合法权益的象征关系到公司的利益与形象各部门应充分认识到加强公章管理的重要性和必要性严格按照本通知要求规范使用确保公章安全有效发挥应有的作用二、管理范围及职责公司公章的管理包括公章的刻制启用使用保管和销毁等各部门应按照相关规定严格执行公司公章的使用须遵循安全合法合规的原则经相关负责人审批签字确认后方可使用并对使用登记情况予以详细记录行政管理部负责公司公章的安全管理建立健全专项管理制度做好风险防控并对使用过程进行监督三、管理流程及相关要求各部门在需要刻制新公章或更换旧公章时须向行政管理部提交申请报告经公司领导审批后方可刻制新章并需由行政管理部统一编号建立档案新公章在启用前应将相关资料交由行政管理部存档各职能部门使用的部门公章在使用过程中要严格管理好签字笔印刷印刷用纸存放须按此文件要求建立使用规范涉及财务等重要领域的部门还应设置专用章以防止出现漏洞防范风险发生若发现有违反相关规定的现象公司将视情节轻重对相关责任人予以严肃处理四、监督与考核行政管理部将定期组织对公司公章管理情况进行检查发现问题及时整改对违反规定的部门和个人将进行通报批评并纳入绩效考核给公司造成重大损失的将依法追究法律责任五、其他事项本规定自发布之日起执行请各部门严格按照本通知要求执行规范使用公司公章共同维护公司利益感谢大家的理解与支持公司将秉持公平公正公开的原则推进管理工作的开展并不断优化内部管理体系特此通知！ 公司行政管理部 日期：[具体日期]